Prvi kontakt s potencijalnim klijentom

Po prvi puta u životu trebate kontaktirati potencijalnog klijenta, ali ne znate ništa o tome? Je li bolje poslati e-mail ili nazvati telefonom? Kako voditi cijeli proces komuniciranja pri prvom kontaktu i što nakon toga? Svaka komunikacija specifična je i delikatna, a pogotovo ona poslovna u kojoj uvijek treba pristupati profesionalno.

E-mail ili telefonski poziv?
Iako ovo ovisi o situaciji, osobno više preferiram telefonski poziv. E-mail uvijek može završiti u Spamu. A ako završi u spamu, onda se sigurno ne možemo nadati bilo kakvom odgovoru. Potencijalni klijent e-mail može zaprimiti i u Inbox, ali postoji veliki rizik da mu neće pridavati veliku pažnju. Obično zato jer ne zna tko ste, a ako ne zna tko ste, neće vas niti smatrati prioritetom. Telefonskim pozivom odmah ostvarujete pravi ljudski kontakt i možete saznati nešto više o potencijalnom klijentu. Radi li se o starijoj ili mlađoj osobi? Zvuči li ozbiljno? Ima li ugodan glas? Nakon jednog poziva, druga vas strana već poznaje i sigurno će pročitati e-mail kada ga pošaljete.

Prvi kontakt
Prvi kontakt s potencijalnim klijentom je važan, bilo da se radi o e-mailu ili telefonskom pozivu. Pri telefonskom kontaktu uvijek treba pitati ako smetate ili prekidate drugu osobu (možda je na sastanku) kako biste znali da imate tih nekoliko minuta za razgovor. Nakon što se obavili razgovor, obavezno pošaljite povratni e-mail koji će sadržavati informacije o kojima ste razgovarali i što ste dogovorili. Izazov tek dolazi jer sad očekujete i odgovor. Ponekad ga čekate i dulje nego što ste mislili, a ponekad druga strana posve zaboravi odgovoriti na vaš e-mail.

Što poslije?
U pravilu je dovoljno pričekati nekoliko dana za odgovor. Ukoliko ga nema, imate dvije opcije; poslati još jedan e-mail gdje ljubazno podsjećate da čekate dogovor ili nazvati. Ako se odlučite za poziv, nemojte pitati zašto odgovora još uvijek nema. Trebate odigrati mudro i pitati, primjerice, je li druga strana zaprimila vaš e-mail. Tad će vam osoba iskreno reći da je primila e-mail, ali da nije stigla odgovoriti - u većini slučaja je uvijek tako. Tek nakon toga možete prebaciti lopticu na drugu stranu i postaviti pitanje kad možete očekivati odgovor. Na taj način osoba će se nesvjesno obvezati, a vi ćete znati planirati shodno tomu. Ako dogovarate sljedeći telefonski razgovor, pitajte kad možete nazvati, a kad nazovete, obavezno se pozovite na vaš dogovor o terminu poziva. Time ostavljate manje manevarskog prostora da vas osoba odgodi, a ona će se osjećati "dužnom" ponovno vas poslušati.

Pri svakom prvom kontaktu i komunikaciji na samom početku vaše potencijalne buduće suradnje, treba biti strpljiv i uporan. Živimo u ubrzanom svijetu u kojem, nažalost, treba podsjećati na odgovor, ali neka vas to ne obeshrabri, već vam uđe u naviku.

Martina Raškaj, mag.oec.

Savjetnica za životopis i zapošljavanje. VELIKI optimist. Strastveni istraživač. Vječni putnik. Područje rada: Promjena kao komfor zona.